L’archivage des documents d’entreprise revêt une importance capitale, que ce soit pour prévenir d’éventuels litiges avec des partenaires commerciaux, des clients ou même l’administration fiscale. En France, les règles d’archivage sont établies par la loi et définissent les délais de conservation avant lesquels des contrôles peuvent être effectués.
Arcalys, société spécialisée dans l’archivage, propose une approche exhaustive de la conservation des documents, les classant par domaine et nature, en respectant scrupuleusement les délais légaux. Externaliser cette gestion peut s’avérer une solution judicieuse pour rester en conformité et libérer de l’espace dans vos locaux. Est-ce une bonne idée pour votre entreprise ? Il est peut-être temps d’obtenir un devis pour évaluer les avantages.
Durée de conservation des documents commerciaux
Les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale sont à conserver pendant 5 ans, conformément à l’Article L.110-4 du code de commerce. Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans selon l’Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992. Quant aux garanties pour les biens ou services fournis au consommateur, elles doivent être archivées pendant 2 ans, en vertu de l’Article L.218-2 du code de la consommation. Les polices d’assurance doivent quant à elles être conservées pendant 2 ans à partir de la résiliation du contrat, comme l’indique l’Article L.114-1 du code des assurances.
Les contrats commerciaux sont souvent au cœur de l’activité des entreprises. Ils incluent des accords avec les clients et fournisseurs, et doivent être conservés pendant un minimum de 5 ans, qu’ils soient signés ou non avec un commerçant. Les correspondances avec les clients et fournisseurs doivent également être conservées, sauf prescription spéciale réduisant la durée de conservation. Dans l’ère du tout numérique, les contrats électroniques sont également réglementés. Un professionnel doit pouvoir y accéder pendant 10 ans en cas de demande du cocontractant, pour toute somme égale ou supérieure à 120 euros.
Durée de conservation des documents comptables
Toutes les pièces justificatives telles que les bons de commande, de livraison ou de réception, ainsi que les factures clients et fournisseurs, doivent être conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, en accord avec l’Article L.123-22 du code de commerce. De même, les livres et registres comptables tels que le livre journal, le grand livre et le livre d’inventaire doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, selon le même Article.
Les dossiers comptables doivent être conservés pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Cela concerne les bons de commande, les bons de livraison, les factures émises ou reçues, ainsi que le livre et registre comptable. Il est crucial de respecter ces délais pour éviter tout problème lié à la conservation des pièces comptables.
Durée de conservation des documents fiscaux
En matière fiscale, la durée de conservation obligatoire est déterminée à partir de l’année d’imposition. Par exemple, les documents relatifs aux impôts sur le revenu et sur les sociétés doivent être conservés pendant 6 ans, tout comme la TVA, la CFE et la CVAE. En cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration ou activité illicite, certains délais sont étendus à 10 ans.
Il est crucial de respecter ces délais pour éviter tout problème lié à la conservation des pièces fiscales.
En suivant ces règles d’archivage, votre entreprise peut éviter des complications juridiques et fiscales potentielles. Externaliser cette gestion à une société spécialisée telle qu’Arcalys peut vous faire gagner du temps et de l’espace précieux dans vos locaux. N’hésitez pas à demander un devis pour évaluer les avantages pour votre entreprise, Rendez vous sur Arcalys pour en savoir plus sur le tableau de la durée de conservation documents entreprise.